Microsoft Excel : Cara Menggunakan Microsoft Excel Untuk Pengredan Markah Pelajar

MEMBINA LEMBARAN KERJA 

1. Cara-cara Menamakan Helaian Baru

1. Klik pada  format.
2. Skrol ke  Organize Sheets.
3. Klik pada  Rename Sheets.
4. Taipkan nama  MAKLUMAT PELAJAR.
5. Tekan Enter.   

2. Menukar Saiz Lajur

Menggunakan Menu Bar

1. Klik Format.
2. Skrol ke Column-Width.
3. Ubah saiz lajur tersebut dengan memasukkan saiz baharu.
4. Klik ok. 

Menggunakan 'Mouse Pointer'

1. Letakkakn kursor pada lajur A.
2. Gerakkan mouse pointer supaya berada di garisan antara lajur A dan B sehingga muncul tanda <->, klik dan heret ke kiri atau ke kanan untuk menukar saiz lajur.

• Menyelit Lajur atau Baris 

1. Letakkan kursor pada lajur atau baris yang dikendaki.
2. Pilih Insert, dan skrol ke Insert Sheet Columns. 

HELAIAN KERJA : KEHADIRAN PELAJAR

• Membina helaian kerja KEHADIRAN

1. Buka helaian baharu dan berikan nama KEHADIRAN.
2. Pilih Insert, dan skrol ke Insert Sheet.
3. Dalam helaian 'KEHADIRAN', bina senarai nama dan bil murid.

• Membina pautan data (Link)

1. Klik pada sel B1.
2. Taipkan tanda '='.
3. Klik pada helaian 'MAKLUMAT PELAJAR'.
4. Klik pada 'Nama Pelajar' dan tekan Enter.
5. Kembali semula pada helaian 'KEHADIRAN', dan lihat kepada lajur 'Nama Pelajar'.
6. Klik pada hujung kotak sel B1 dan heret ke sel B2 dan sehingga kepada B31.

• Mengisi nombor menggunakan Autofill

1. Klik sel A2, taipkan 1 dan klik sel A3 taipkan 2.
2. Highlightkan sel A2 dan A3.
3. Klik pada hujung kotak sel A3 dan heret sehingga ke baris data terakhir.

HELAIAN KERJA : MARKAH

• Membina helaian kerja MARKAH

1. Buka helaian baharu dan berikan nama MARKAH.
2. Bina satu jadual markah.
3. Masukkan 'Bil' dan 'Nama Pelajar'.
4. Taipkan nama bagi setiap mata pelajaran yang diambil oleh pelajar dan taipkan 'Gred' di sebelah lajur nama mata pelajaran.
5. Masukkan markah tahunan pada mata pelajaran.

• Menggunakan Validation

1. Klik pada sel C2.
2. Pada Menu Bar, klik Data.
3. Klik Data Validation.
4. Pada Allow pilih Whole Number.
5. Pada Data pilih less than or equal to dan taip 100 (jular markah 0-100 sahaja).
6. Tekan ok.
7. Ulang langkah di atas untuk setiap mata pelajaran yang lain.
8. Sekiranya tersilap memasukkan nilai melebihi julat, skrin kesalahan akan dipaparkan.
9. Simpan fail kerja.

HELAIAN KERJA : MARKAH DAN GRED

• Membina Gred menggunaan VLOOKUP

1. Bina helaian 'Gred'.
2. Bina jadual Skala Gred. Pastikan skala disusun dari nilai rendah ke tinggi, jika sebaliknya, formula VLOOKUP akan memaparkan gred yang salah.
3. Klik pada helaian MARKAH.
4. Kilk pada kotak D2 untuk mata pelajaran Bahasa Melayu.
5. Pada Menu Bar, klik 
6. Klik Fx Insert Function dan pada or select category pilih Lookup & Reference.
7. Pada kotak select a function pilih VLOOKUP.
8. Klik ok.
9. Kotak Function Arguments bagi VLOOKUP akan terpapar.
10. Pada Lookup-Value, klik pada C2 iaitu markah yang hendak diberikan gred. 
11. Klik pada Table-array, pilih helaian 'Gred' dan highlightkan pada sel yang mempunyai jadual skala ged.Untuk menetapkan bahawa kita merujuk kepada julat ini sahaja, tambahkan simbol $ seperti berikut B$:C$15.
12. Klik pada col_index_num dan taipkan 2 iaitu bermaksud ruang atau nilai yang hendak dikembalikan kepada lajur nanti.
13. Pada Range_Lookup taipkan True.
14. Setelah selesai, formula  =VLOOKUP(C2,Gred!B$:C$15,2,TRUE) akan terbentuk di sel aktif.
15. Klik pada hujung sel D2 dan heret ke sel D31 untuk disalin ke sel lain.
16. Masukkan formula VLOOKUP untuk mata pelajaran yang lain.

• Menggunakan COUNTIF

1. Salinkan skala gred dan letakkan pada kotak sel lain.
2. Klik pada D33.
3. Pada Menu Bar, klik Formulas.
4. Klik Fx Insert Function dan pada or select a category pilih Statistical.
5. Pada kotak select a function pilih COUNTIF dan klik OK.
6. Kotak Function Arguments bagi COUNTIF akan terpapar.
7. Pada Range pilih D2 hingga D31 iaitu gred yang telah dibina seperti sebelumnya. Untuk menetapkan bahawa kita merujuk kepada julat ini sahaja, tambahkan simbol $ seperti berikut D$:D$31.
8. Pada Criteria, taipkan 'TH' merujuk pada skala gred yang dikehendaki dan klik OK.
9. Formula  =COUNTIF(D$2:D$31,"TH") akan terbentuk di sel aktif..
10. Ulang langkah yang sama tetapi ubah di Criteria seperti yang dikendaki.
11. Masukkan formula COUNTIF untuk mata pelajaran yang lain. Pastikan Range data mengikut sel yang dikendaki.

• Menggunakan SUM Σ ( Jumlah) Mengira jumlah bilangan skala gred untuk memastikan ia sama dengan jumlah pelajar yang mengambil mata pelajaran tersebut.

1. Klik pada D44.
2. Pada Menu Bar, klik Formulas.
3. Pilih ΣAuto Sum.
4. Automatik sel D33 hingga D34 dihighlightkan dan tekan Enter.
5. Jumlah akan dipaparkan merujuk kepada jumlah bilangan skala gred yang dikira bersamaan dengan jumlah pelajar.

 HELAIAN KERJA : CARTA PRESTASI

• Membina graf atau carta  

1. Pada Menu Bar, klik Insert.
2. Klik Column, pilih 2-D Cloumn (Clustered Column).
3. Carta Column akan terpapar.
4. Pindahkan carta itu ke helaian kerja 'Graf' dengan klik 'Move Chart' dan klik ok.

• Mengubah tajuk Series pada graf atau carta

1. Pada helaian kerja 'Graf' klik pada carta yang telah dipindahkan.
2. Klik Menu Bar Design.
3. Pilih Select Data.
4. Pada kotak Legend Entries (Series) klik pada Series dan klik Edit.
5. Taipkan Bahasa Melayu dan klik OK.

• Mengubah jenis graf atau carta 

1. Pada helaian kerja 'Graf' klik pada carta Bahasa Melayu.
2. Klik Menu Bar Design dan pilih  Change Chart Type.
3. Kotak Change Chart Type terpapar.
4. Pilih carta jenis Clustered Cylinder dan klik ok.

• Memasukkan tajuk Axis 

1. Pada helaian kerja 'Graf' klik pada carta Bahasa Melayu.
2. Klik Menu Bar Layout dan pilih Axis Tittles.
3. Skrol pada Primary Horizontal Axis Tittle dan Tittle Below Axis.
4. Tajuk Axis Tittle terpapar pada bahagian bawah paksi mendatar.
5. Tukar nama Axis Tittle kepada Gred.
6. Pilih Axis Tittle semula.
7. Skrol pada Primary Vertical Axis Tittle dan Rotate Tittle.
8. Tukar nama Axis Tittle kepada Bilangan Pelajar.
9. Klik pada tajuk carta dan taipkan Bilangan Gred Bahasa Melayu.

• Memasukkan label data

1. Pada helaian kerja 'Graf' klik pada carta Bahasa Melayu.
2. Klik Menu Bar Layout dan pilih  Data Labels.
3. Pilih Show.
4. Label data akan dimasukkan.