Cara menggunakan Microsoft Words

Membina Surat

1)    Buka Micfrosoft Words 

2)    Tentukan saiz huruf dan font

3)    Menulis nama dan alamat pengirim

4)    Edit Paragraph Pertama hingga terakhir

5)    Buat garisan

6)    Simpan Dokumen

Membina Surat Menggunakan Kaedah Mel Cantum

• Membina Dokumen Utama

1.       Buka fail surat pengesanan graduan.doc dan padamkan nama serta alamat penerima. Simpan sebagai nama lain iaitu graduan main.doc

2.       Projek 2 melibatkan perubahan pada nama dan alamat penerima sahaja. Klik Mailings > Start Mail Merge > Step by Step Mail Merge Wizard.

•  Membina Senarai Penerima

1.       Penggunaan Mail Merge Wizard memudahkan senarai penerima dibina menggunakan fitur mel cantum yang dipaparkan di sebelah kanan. Pada Select document type, pilih Letters dan klik Next: Starting document.

2.       Memandangkan Projek 2 menggunakan surat yang sedia ada, anda hanya perlu klik pada Use the current document dan seterusnya klik pada Next: Select recipients.

3.       Memandangkan senarai nama dan alamat penerima masih belum ditaip, pilih Type a new list dan klik Create. Kotak dialog New Address List akan dipaparkan.

4.       Jadual dalam kotak dialog New Address List mengandungi banyak medan data. Memandangkan maklumat penerima bagi surat ini hanya memerlukan beberapa medan data, anda boleh memilih medan data yang diperlukan. Pilih Customize Columns dan pilih Field Names yang tidak diperlukan. Hanya perlu Select > Delete. Setelah selesai, klik OK. Medan data yang diperlukan adalah First Name, Last Name, Address Line 1, Address Line 2, City, State, Zip Code dan Country.

5.       Masukkan data-data nama dan alamat penerima (empat rekod) berdasarkan jadual di bawah. Klik New Entry untuk memasukkan rekod seterusnya. Klik OK apabila selesai.

#	First Name	Last Name	Address Line 1	Address Line 2	City	States	Zip Code	Country
1	Osman Bakar	Bin Ismail	5586 Jalan Kemudi 3/21	Taman Setia Merdeka	Shah Alam	Selangor Darul Ehsan	40100	Malaysia
2	Badariah	Binti Mohd Yatim	Batu 14	Kg Seri Kaya	Bota	Perak Darul Ridzuan	32600	Malaysia
3	Fazliana	Binti Fathil	No. 57 Jalan SS 3/2	Taman Indera Jaya	Jalan Duta	Kuala Lumpur	50622	Malaysia
4	Zarith	Binti Mohd Razali	No. 45 Jalan Susuk 3	Taman Bernam Jaya	Tanjong Malim	Perak Darul Ridzuan	35900	Malaysia

6.       Senarai ini perlu disimpan dengan menamakannya senarai penerima dan disimpan dalam folder projek pengesanan graduan.

7.       Fail senarai penerima akan disimpan menggunakan format Microsoft Access (.mdb) dan boleh diambil semula untuk tujuan penambahan atau kemas kini rekod. Sekiranya senarai penerima telah lama disediakan, pilih Use an existing list > Edit recipient list.

8.       Contohnya, terdapat dua proses kemas kini yang perlu dilakukan. Pertama, menambah rekod baharu. Kedua, menyusun medan mengikut susunan betul.

                                                        I.            Tambahan rekod baharu. Terdapat satu rekod baharu. Hanya perlu pilih Use an existing list > Edit recipient list. Pada kotak dialog Mail Merge Recipients, serlahkan senarai penerima.mdb dan klik Edit. Pada kotak dialog Edit Data Sources pula, klik New Entry dan masukkan data baru seperti rajah di bawah. Klik OK > Yes > OK.

                                                      II.            Menyusun medan mengikut susunan betul. Jika diperhatikan maklumat penerima tidak disusun dengan betul. Pada kotak dialog Edit Data Source pula, klik Customize Columns. Kotak dialog Customize Address List dipaparkan. Pilih nama medan yang ingin diubah dan klik butang Move Up atau Move Down. Ubah kedudukan Zip Code. Klik OK setelah selesai proses ini.

                                                    III.            Klik Select All untuk menempatkan semua rekod ke atas surat yang telah ditaip dan klik OK. Klik Next: Write your Letter.

9.       Memandangkan surat telah ditaip, pilih Address Block. Kotak dialog Insert Address Block dipaparkan.

10.   Kedudukan paparan pada alamat penerima boleh diubah dan diedit mengikut kehendak sendiri.

11.   Klik OK dan kelihatan perkataan {{AddressBlock}} dipaparkan di kedudukan yang betul pada surat yang disediakan.

12.   Klik Next: Preview your letters untuk langkah seterusnya. Nama dan alamat penerima pertama dipaparkan.

13.   Untuk melihat paparan bagi rekod penerima seterusnya dengan menekan seterusnya. Klik Next: Complete the merge jika telah selesai proses ini.

14.   Seterusnya, untuk melaksanakan proses mencetak surat. Klik Print jika mahu memulakan proses ini atau Edit individual letters sekiranya ada perubahan bagi surat tertentu.